Schattdecor AG

Geschafft! Am Ostersonntag, 8. April 2007, legte Markus Roßmair, SAP-Basis-Verantwortlicher bei der Schattdecor AG, den Schalter um. Der technische Releasewechsel von SAP R/3 4.6C ohne Unicode1 auf SAP ERP 6.0 mit Unicode war damit perfekt.

Seit Karfreitag, als das Altsystem gesperrt und heruntergefahren wurde, hatten ein fünfköpfiges Projektteam, zehn Key-User und ein Berater vom Projektpartner Steeb Anwendungssysteme fast rund um die Uhr an der Umstellung gearbeitet. Der Aufwand hat sich gelohnt: »Der Wechsel verlief absolut reibungslos. Vier Tage Ausfallzeit waren ursprünglich eingeplant, wir haben nur drei Tage gebraucht«, freute sich Projektleiter Roßmair. Insgesamt dauerte das ERP-Upgrade mit Unicode-Umstellung nur dreieinhalb Monate.

Mit dem universellen Unicode-Zeichensatz hat Schattdecor auf einen Streich sieben Sprachen, nämlich Deutsch, Englisch, Italienisch, Portugiesisch, Polnisch, Russisch und Chinesisch, auf nur einer Codepage vereint. Dabei gibt Unicode jedem Zeichen und Symbol eine eindeutige Nummer, egal ob es sich um deutsche Umlaute, Ligaturen wie »Æ« oder chinesische und kyrillische Zeichen handelt. Das erweitert den Zeichenvorrat von bisher 256 auf mehr als 90.000 Buchstaben und Symbole. Für den international tätigen Mittelständler mit Produktionsstätten in Deutschland, Polen, Italien, Russland, China und Brasilien ein enormer Vorteil. Die Kommunikation zwischen den verschiedenen »Sprachen« innerhalb der ERP-Software läuft nun standortübergreifend reibungslos.

Weniger »Übersetzungsfehler«

Davon profitieren die weltweit 350 SAP-Anwender bei Schattdecor. Sie melden sich heute nur einmal an der SAP-Lösung an und können sofort in verschiedenen Sprachen arbeiten. Besonders für die Entwickler der zentralen IT-Abteilung im bayerischen Thansau bringt das erhebliche Arbeitserleichterungen, da sich länderübergreifende Datenstrukturen wie Kunden-Tabellen schnell und sicher ändern lassen. Die Tabellen enthalten Einträge wie das Werk, die Auftragsnummer und die Auftragsbezeichnung. Für das Werk Thansau sind diese Informationen deutsch geschrieben, für die Werke in Polen und China polnisch beziehungsweise chinesisch. Durch Unicode wird nun jeder Tabelleneintrag eindeutig der richtigen Sprache zugeordnet.

»Mit dem Unicode-Standard können wir im SAP-System künftig auch die Schriftzeichen vieler anderer Sprachen über alle Kulturkreise hinweg korrekt anzeigen«, betont Markus Roßmair. Das kommt auch dem internationalen Wachstumskurs des Mittelständlers zugute, besonders in Osteuropa und Asien.

Tägliche Aufgaben schneller erledigen

Effizientere Arbeitsabläufe in der IT-Abteilung sind ein wichtiges, jedoch nicht das einzige positive Ergebnis der neuen Unternehmenslösung. Durch rollenspezifische Benutzeroberflächen in SAP ERP erledigen Mitarbeiter in Vertrieb, Einkauf und Buchhaltung die täglichen Routineaufgaben nun einfacher und schneller - von der Bestellung über den Auftragseingang bis zur Fakturierung.

Schattdecor hat heute zudem eine klare Sicht auf die aktuelle Liquiditätssituation in allen Werken. »Mit einem integrierten Liquiditätsmanagement überwachen und steuern wir alle Zahlungsströme. So wissen wir jederzeit, wofür einzelne Werke Einnahmen und Ausgaben verwenden«, verdeutlicht der SAP-Basis-Verantwortliche.

Zeit und Geld gespart

Den Umstieg auf SAP ERP mit Unicode hatte Schattdecor bereits seit längerem im Visier, musste ihn aber unter anderem wegen einer SAP-Einführung am neuen Produktionsstandort in Brasilien verschieben, der erst im Januar 2007 abgeschlossen war. Ohne weitere Verzögerungen sollte sich daran der Wechsel anschließen und bis zu den Osterfeiertagen abgeschlossen sein.

Im September 2006 begann Projektleiter Roßmair mit der Projektplanung. Als externen Projektpartner holte er Steeb Anwendungssysteme an Bord. »Zum einen arbeiten wir bereits seit mehreren Jahren mit Steeb zusammen, zum anderen überzeugten die Berater durch ihre nachgewiesene Kompetenz bei Upgrade-Projekten mit Unicode-Umstellung«, begründet Projektleiter Roßmair die Wahl.

Testspiele im »Sandkasten«

Aufgrund der höheren Hardwareanforderungen von SAP ERP mit Unicode stellte Schattdecor seine 32-Bit-Systemumgebung im Dezember auf 64-Bit um. Die neue Umgebung besteht aus zwei HP Itanium-Servern mit vier Intel IA-64-Prozessoren und 32 Gigabyte RAM-Arbeitsspeicher für das Produktivsystem. Test- und Entwicklungssystem laufen jeweils auf einem Itanium-Server mit zwei CPUs und 8 Gigabyte RAM-Arbeitsspeicher.

Beim Wechsel der dreistufigen SAP-Systemlandschaft auf SAP ERP mit Unicode wollte der Projektleiter die Risiken auf ein Minimum reduzieren. Er beschloss deshalb, die Testsysteme mit den SAP-Beispieldaten in einer so genannten »Sandbox-Umgebung« 3 aufzubauen und zu implementieren. Hierbei wird ein eigener Windows-Server bereitgestellt, auf dem eine SAP Instanz mit der gleichen Version wie das Produktiv-System installiert wird. Dann wird die Produktiv-Anwendung durch eine homogene Kopie in das »neue« SAP-System eingespielt. »Sandbox-Systeme bieten eine hervorragende Möglichkeit, ein ERP-Upgrade mit Unicode-Konvertierung abgekoppelt vom laufenden Systembetrieb spielerisch zu testen und die Erfahrungen zu dokumentieren«, erläutert Roßmair.

Dazu erstellte das Projektteam Anfang 2007 zunächst eine Eins-zu-Eins-Kopie des Produktivsystems auf einem eigenen Server und führte dort ein erstes Test-Upgrade durch. Dann wurde ein zweites Sandkasten-System aufgesetzt, das zudem die Daten der Niederlassung in Brasilien enthielt, deren SAP-Roll-Out Mitte Januar abgeschlossen war. Der technische Upgrade auf SAP ERP inklusive des Vokabularabgleichs dauerte nur drei Wochen.

In vier Tagen 1,5 Millionen Datenbankeinträge geprüft

Für den Abgleich des Systemvokabulars hatte die interne IT-Abteilung eigens eine Prüfsoftware entwickelt, die den Zuordnungsprozess anhand von Werken und Buchungskreisen weitgehend automatisierte. Auf diese Weise prüfte Schattdecor in nur vier Tagen die rund 1,5 Millionen Tabelleneinträge in der Datenbank und ordnete sie den einzelnen Codepages zu. Kleinere Unklarheiten bei den chinesischen oder kyrillischen Einträgen ließen sich nachträglich rasch beseitigen. Ein vollständig manueller Abgleich hätte mehrere Wochen gedauert. In der Sandbox prüfte das Projektteam auch die rund 400 ABAP-basierten Eigenentwicklungen, etwa Reports, mithilfe des SAP-Tools UCCHECK auf ihre Verträglichkeit mit der strengeren ABAP-Unicodesyntax.

Ende Februar begannen die Key-User in Thansau - bei Schattdecor sind sie das zentrale Bindeglied zwischen den Fachabteilungen und der IT-Abteilung - das neue System auf Herz und Nieren zu testen. Parallel dazu wurden nun auch das Test- und Entwicklungssystem auf SAP ERP mit Unicode umgestellt und getestet. Alle Tests verliefen erfolgreich. Das Projektteam stellte daher in der Woche vor Ostern die unicodefähigen Programme und Reports in die neue Datenbank ein.

Die nächsten Schritte sind geplant

Schattdecor hat mit dem Wechsel auf SAP ERP mit Unicode auch die Grundlagen für service-basierte Geschäftsprozesse gelegt. »Damit erhalten wir die erforderliche Flexibilität, um noch leistungsfähigere Geschäftsabläufe und Kommunikationsprozesse einzuführen«, betont Roßmair. Zurzeit baut Schattdecor eine Portalumgebung für Partner und Kunden auf und stellt so die Weichen für eine noch engere Zusammenarbeit. Zudem soll ein Mitarbeiterportal die unternehmensweiten Informationsflüsse weiter verbessern.
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