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BEKO Holding GmbH & Co KG

Durch die reibungslose Einführung des Cloud-ERP-Systems SAP Business ByDesign konnte das übergeordnete Ziel, die Unternehmensstrategie des Kunden aktiv zu unterstützen und so Transparenz, Effizienz, Automatisierung und Standardisierung im Unternehmen weiter voranzutreiben, erfolgreich umgesetzt werden.
  • Branche

    Dienstleistung
  • Thema

    Intelligentes ERP & SAP S/4HANA
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Zusammenfassung

Durch die reibungslose Einführung des Cloud-ERP-Systems SAP Business ByDesign konnte das übergeordnete Ziel, die Unternehmensstrategie des Kunden aktiv zu unterstützen und so Transparenz, Effizienz, Automatisierung und Standardisierung im Unternehmen weiter voranzutreiben, erfolgreich umgesetzt werden. Darüber hinaus wurde auch das SAP Payroll-System HCM über eine Schnittstelle angebunden, um so die Branchenspezifika in puncto Personalüberlassung optimal abdecken zu können.
Die erfolgreiche Einführung des Cloud-ERPs von SAP trägt beim Kunden somit maßgeblich zur Optimierung der internen Prozess- und Systemlandschaft bei. Durch die Etablierung eines zentralen, homogenen und durchgängigen Systems mit höchsten Standards kann mittlerweile unter niedrigem Support-Bedarf auf Seiten des Kunden so gearbeitet werden, wie es sich für ein innovatives und zukunftsorientiertes Unternehmen am heutigen Markt gebührt.
Darüber hinaus betreut die All for One Steeb das Unternehmen im Sinne seines kundenorientierten Customer Innovation Management Konzepts (CIM) laufend und arbeitet gemeinsam mit dem Kunden daran, das Unternehmen stetig weiterzuentwickeln und immer up-to-date bezüglich aktueller Lösungen, Features, Funktionen oder neuer Tools und Innovationen zu halten. Durch diese Herangehensweise wird man der Unternehmenskultur sowie dem Spirit des Technologiedienstleisters gerecht, der ganz klar postuliert, dass es bei der digitalen Transformation bzw. der Digitalisierung im Allgemeinen nicht rein um die rasche Einführung einer modernen Software geht, sondern um einen Kulturwandel globaler Dimension, der ein tiefgreifendes Umdenken und Neudenken bewährter Strukturen und Systeme bedingt.

„SAP bietet mit Business ByDesign speziell für mittelständische Unternehmen ein exzellentes Tool zur Optimierung interner Prozesse. Was uns besonders fasziniert, ist der modulare Aufbau, der es ermöglicht, einzelne Bausteine bedarfsgerecht zu einer durchgängigen Lösung zusammenzusetzen. Mit der All for One Steeb haben wir zudem einen Implementierungspartner gewonnen, der für uns eine Cloud-Lösung am Puls der Zeit entwickelt."

Johannes Baumgartner-Foisner, Geschäftsführer

Aufgabenstellung

Der österreichische Beratungs- und Technologiedienstleister unterstützt seine Kunden bei der Optimierung ihrer Unternehmensprozesse insbesondere in Bezug auf Performance und Wirtschaftlichkeit. Das Produktportfolio des österreichischen Erfolgsunternehmens reicht dabei vom Maschinen- und Anlagenbau über Elektrotechnik und IT-Services und Support bis hin zu Software-Qualitätssicherung und Applikationsentwicklung.
Zur Abwicklung der Kerngeschäftsprozesse – insbesondere in Hinblick auf Fakturierung, Zeiterfassung und Projektgeschäft – wurden in der Vergangenheit Applikationen eingesetzt, die auf Basis von Microsoft Access speziell für das Unternehmen entwickelt wurden. Für die Personalverwaltung- und Abrechnung sowie für das Finanz- und Rechnungswesen war zudem SAP ECC im Einsatz.

Der Ruf nach einem homogenen und durchgängigen System, das die vorhandenen Geschäftsprozesse perfekt miteinander vernetzt und effizienter, schneller und transparenter abwickelt, als dies mit den vorhandenen Insellösungen bis dato möglich war, wurde somit zusehends lauter. Man machte sich daher auf die Suche nach einer einheitlichen, integrierten ERP-Lösung, die eine effektive, rasche und automatisierte Nutzung der internen Prozesse ermöglichen würde. Die Anforderungen und Aufgabenstellungen waren somit vor Projektbeginn klar definiert, wobei in erster Linie folgende Ziele erreicht werden sollten:

  • Implementierung eines modernen, leistungsfähigen, ausfallsicheren und durchgängigen ERP-Systems
  • Steigerung von Produktivität und Profitabilität durch optimierte, transparente interne Prozesse
  • Perfekte Vernetzung und Transformation bisheriger Insellösungen zu einem homogenen System
  • Transparentere Kosten- und Leistungsüberwachung
  • Schnelle und sichere Verfügbarkeit von Daten
  • Effektivitäts- und Zugriffssicherung durch integrierte Prozesse
  • Automatisierte und rasche Nutzung der internen Prozesse
  • Erhöhte System- und Prozessflexibilität zur Bewältigung künftiger Marktanforderungen
  • Umsetzung möglicher Nutzenpotenziale in den Geschäftsprozessen
Mit Hilfe einer technologisch führenden Lösung sollte die Zukunftssicherheit für den österreichischen Technologiedienstleister nachhaltig garantiert werden und eine breite Basis für die Bewältigung der vielfältigen Herausforderung der Digitalisierung geschaffen werden.

Lösungsansatz

Gemäß der zukunftsorientierten Haltung des Technologieunternehmens entstand die Zusammenarbeit mit Implementierungspartner All for One Steeb nicht mittels klassischer Lastenheftmethode, sondern im Rahmen eines Digitalisierungsworkshops im Innovation Lab von All for One Steeb in Graz. Konkret befasste sich das Projektteam im Workshop in den einzelnen Etappen mit den folgenden Themen:

  • Ermittlung des Digitalisierungsgrads: In einem ersten Schritt wurde ermittelt, wo das Unternehmen in Sachen Digitalisierung steht.
  • Identifizierung von Handlungsfeldern und Herausforderungen: In einem weiteren Schritt wurden dann potenzielle Handlungsfelder (u.a. Datenschutz, IT-Infrastruktur, Portfoliodefinition, Personalentwicklung, Aufbau neuer Strukturen und Prozesse etc.) und Erfolgsthemen für den Kunden im digitalen Kontext diskutiert.
  • Erstellen des Zukunftsbilds für 2025: Nach der Darlegung des Status Quo sowie vorhandener Herausforderungen und potenzieller Handlungsfelder wurde dann ein Bild mit der Zukunftsvision des Unternehmens für das Jahr 2025 erstellt.

Umgesetzt wurden die im Zuge des Workshops dargelegten Ziele zur Modernisierung der Geschäftsprozesse schließlich mit der Standardimplementierung der SAP Cloud-Lösung Business ByDesign:

  • Vorbereitung: der Kunde wurde unter Heranziehung praxisnaher Lernmethoden auf das Projekt vorbereitet
  • Realisierung: Festlegung und Umsetzung etwaiger Anpassungen und Erweiterungen in der Systemkonfiguration der Standardlösung gemäß der kundenspezifischen Anforderungen
  • Test: zur Qualitätssicherung des Projekts testete der Kunde im Testsystem ausgewählte operative und strategische Prozesse, wodurch mögliche Prozesslücken vor dem Go-Live identifiziert werden konnten
  • Produktivstart: Planung aller notwendiger Aktivitäten für einen erfolgreichen Go-Live
  • Customer Innovation Management: Übergabe des Projekts an das All for One Steeb Customer Innovation Management (CIM) nach dem Go-Live zur weiterführenden Betreuung des Kunden
Unter Anwendung dieser bewährten Projektmethodik konnte somit das Kundenprojekt beim Beratungs- und Technologiedienstleister erfolgreich umgesetzt und die angestrebten Ergebnisse und Ziele erreicht werden.