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XFT Invoice Manager

Mit XFT Invoice Manager bearbeiten Sie alle Eingangsrechnungen an einer Stelle. Unerheblich, ob reine FI Rechnungen ohne eine Bestellung im SAP oder Rechnungen mit Bestellbezug aus dem Einkaufsbereich, beides kann verarbeitet werden. Jede Rechnungsart ist mit einem entsprechenden Automatisierungsgrad verbunden. Je mehr und besser die Daten desto höher die Automatisierung. Bis zu 5 Genehmigerstufen gesteuert über einen Workflow, ermöglichen einen kontinuierlichen Ablauf unter gleichzeitiger Einhaltung ihrer Compliance Regeln und vermeiden ausserdem ein "Liegenbleiben" von Rechnungen. Das sichert z.B. die zeitgerechte Bezahlung ihrer Lieferanten aber auch die Revisionssicherheit.

Beschreibung

Eingangsrechnungen automatisiert verarbeiten.

In einem zentralen Cockpit fliessen die relevanten Daten und Dokumente aus Ihren SAP-Systemen ebenso ein wie gescannte oder elektronische Rechnungen. Von der Datenübernahme bis zu Buchung und Freigabe bleiben Sie komplett in der gewohnten SAP-Umgebung, verbuchen die meisten Dokumente automatisch und können dank der Integration in Ihr führendes Buchungssystem effizient über Abteilungen hinweg zusammenarbeiten.

Alles auf einen Blick

Kernstück von XFT Invoice Manager ist der Rechnungseingangsmonitor. In einer einzigen anschaulichen Übersicht haben Sie hier sämtliche Eingangsrechnungen im Blick – inklusive aktuellem Verarbeitungsstand, Genehmigungsstatus, Fälligkeiten und Skontofristen. Wie die Rechnungen eingehen und in welchem Format sie vorliegen, ist unerheblich: Sie können Rechnungen per E-Mail, IDoc in Formaten wie PDF, XRechnung oder ZUGFeRD einbinden. In Kombination mit entsprechender Software ist auch ein OCR-Scan weiter zu verarbeiten, dies erhöht gleichzeitig ihren Automatisierungsgrad.

Unstimmigkeiten frühzeitig erkennen

Sobald die Rechnungen in Ihrem SAP-System auftauchen, legt die Automatik von XFT Invoice Manager los. Sie gleicht bei Rechnungen mit Bestellbezug die erfassten Daten mit den bereits vorhandenen Informationen ab, etwa Bestell- und Lieferantendaten. Die Software prüft unter anderem gegen die Bestellung, ob die Ware eingegangen ist oder die Dienstleistung als erbracht gekennzeichnet wurde. Wird eine Unstimmigkeit erkannt, beispielsweise eine Preis- oder Mengenabweichung, kann aus der Software ein vordefinierter Klärungsworkflow automatisch gestartet werden, welcher den jeweiligen Genehmiger anfragt.

Automatische Buchung

Wenn alles stimmt, kann der XFT Invoice Manager die Rechnung automatisch buchen oder es startet der integrierte Genehmigungs-Workflow, je nach ihren Wünschen. Mit dem integrierten Genehmigungs-Workflow können Ihre Mitarbeiter übrigens auch mobil per Smartphone ihre Freigaben erteilen und so etwa einen abweichenden Preis bestätigen oder abweisen. Selbst Rücksende- oder Rückbelastungs-schreiben erstellen Sie in der gleichen Oberfläche anhand mitgelieferter Vorlagen und Textbausteine.

Reporting und Monitorfunktion

Mit den Reporting und Monitorfunktion behalten Sie jederzeit den Überblick welche Rechnung schon verbucht ist oder noch zur Genehmigung ansteht. Auch die gesamte Historie eines Zyklus vom Eingang bis zur Genehmigung haben Sie pro Rechnungs-Vorgang im Zugriff. Ein Protokoll das sie direkt zur verbuchten Rechnung ablegen können, zeigt ihnen welche Schritte im Detail durchlaufen wurden.

Endlich Rechnungen, die sich auszahlen!

Manfred Heppel, SAP Solution Consultant

Ihre Vorteile

  • Mehr Effizienz durch Automatisierung
  • Transparenz hinsichtlich aller Rechnungen: Mit dem zentralen Monitor sowie den Reporting- und Benachrichtigungsfunktionen bleiben alle beteiligten Mitarbeiter immer informiert
  • Bessere Zusammenarbeit: Das Rechnungswesen, der Einkauf und alle anderen beteiligten Fachabteilungen sind auf dem gleichen Stand und arbeiten mit den gleichen Daten
  • Maximale Compliance: Die Rechnungs- und Buchungsdaten verlassen nie Ihr SAP-System. Jeder Arbeitsschritt wird zudem lückenlos dokumentiert
  • Automatisiert vom Posteingang bis zur Verbuchung in SAP

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