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Content Page Introduction

Schwarz Cranz

Die Schwarz Cranz GmbH & Co KG führte SAP ERP im Jahre 2003 ein. Der Roll-out wurde in mehreren Phasen durchgeführt. Eine Besonderheit ist die SAP-Chargenverwaltung mit Rückverfolgung.
  • BRANCHE

    Nahrungsmittel
  • THEMA

    Intelligentes ERP

Kundennutzen

  • Zukunftsorientierte Prozess- und IT-Architektur
  • Schaffung einheitlicher Geschäftsprozesse
  • Integrierte Lösung

Schwarz Cranz - Das Unternehmen

Die Schwarz Cranz GmbH & Co KG ist ein Fleischwarenproduzent in Neu Wulmstorf bei Hamburg. Der Betrieb beschäftigt 500 Mitarbeiter. Monatlich produziert Schwarz Cranz 1.000 Tonnen Fleischprodukte, die in Supermärkten und bei Discountern erhältlich sind.

Neben den kaufmännischen SAP-Modulen Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung und Vertriebsabwicklung werden bei Schwarz Cranz auch die IFS-zertifizierten Prozesse der betrieblichen Logistik unter SAP mit hoher Qualität geplant und gesteuert.

Für den SAP-Support sind die Mittelstandsexperten der SAP-Tochter Steeb verantwortlich, welche zudem einen direkten Kontakt zum Software-Hersteller pflegen. Bei der SAP Applikationsbetreuung und -optimierung steht mit seinem Food-zentriertem Know-How der Steeb-Partner Open Systems Consulting (OSC) zur Seite.

Das SAP-Projekt

In der intelligenten Steuerung der gesamten Wertschöpfungskette eines Fleischwarenproduzenten - vom Einkauf über die Produktion bis hin zum Vertrieb - liegt großes Potenzial, den Betrieb insgesamt schlanker zu gestalten und Kosten zu minimieren. Speziell die Chargenrückverfolgung lässt sich durch ein ERP-Programm elektronisch unterstützt deutlich effizienter gestalten.

Das erkannte Schwarz Cranz bereits Ende der 90er Jahre, als das damalige Warenwirtschaftssystem wegen mangelnder Jahr-2000-Fähigkeit abgelöst werden musste. Aus Gründen der Marktpräsenz und Investitionssicherheit wählte Schwarz Cranz aus verschiedenen Angeboten SAP R/3. Zunächst wurden die beiden Module FI (Finanz- und Rechnungswesen) und SD (Sales and Distribution) eingesetzt, alle weiteren Daten, zum Beispiel die umfangreichen Stücklisten, wurden damals noch in einer Tabellenkalkulation verarbeitet.

Tabellenkalkulation stößt an die Grenzen
Mit zunehmendem Unternehmenswachstum stieß die vorhandene Lösung auf Basis einer Tabellenkalkulation für die betriebliche Logistik an ihre Grenzen: Die Verwaltung der verschiedenen Stücklisten, die alle Komponenten für die genaue Produktzusammesetzung oder auch spezielle Artikelnummern für ganz bestimmte Kunden enthalten, musste auf ein integriertes und leistungsstärkeres System umgestellt werden.

Ausschlaggebend für diese Überlegungen waren in erster Linie die strengen gesetzlichen Anforderungen und die steigenden Qualitätsansprüche Marktes. Die EU Verordnung 178/2002 zur lückenlosen Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln trat im Februar 2002 in Kraft war ab 1. Januar 2005 von den Betrieben umzusetzen. Um einen einheitlichen Lebensmittelsicherheitsstandard zu erstellen, haben die deutschen Einzelhändler 2002 den International Food Standard (IFS) mit »Basis« und »Höherem Niveau« entwickelt, dem sich auch Frankreich angeschlossen hat. Die Briten fordern die Zertifizierung nach BRC Global Standard-Lebensmittel (British Retail Consortium).

»Neben der Erfüllung der gesetzlichen und Qualitätsanforderungen bringt die Gramm-genaue Information aber auch unternehmensintern Vorteile: Je genauer definiert die Chargen sind, desto geringer wird hier das finanzielle Risiko bei einer eventuellen Rückrufaktion, weil anstatt 1.000 nur 10 Kilo betroffen sind. Für die effiziente Einkaufs- und Produktionsplanung wissen wir zudem tagesgenau, wie viel Material noch vorhanden ist und wie lange es bei gewohnter Produktion ausreicht. Diese Informationen sind aufgrund der kurzfristigen Vorlaufzeiten wichtig, vor allem wenn es um Produkte mit langen Vorlaufzeiten wie zum Beispiel Schinken geht,« erläutert Kristin Schwarz, geschäftsführende Gesellschafterin von Schwarz Cranz.

Die Lösung sollten die SAP Module MM (Materialmanagement) sowie PP (Produktion) - und in einem weiteren Schritt - SAP-Chargenverwaltung sein.

Erstes Etappenziel: Betriebliche Logistik in SAP
Im Rahmen dieser Aufgabenstellungen kamen im Jahr 2001 als System- und Beratungshäuser die Firmen Steeb und Open Systems Consulting (OSC) ins Spiel. Es hatte mit dem bestehenden Systemhaus aufgrund starken Personalwechsels ein paar Schwierigkeiten gegeben und so entschied Schwarz Cranz, die anstehende Aufgabe einem anderen SAP-Partner zu übergeben. »Aus drei Anbietern wählten wir die SAP-Tochter Steeb aus, die eng mit dem Lübecker SAP-Beratungshaus Open Systems Consulting (OSC) zusammenarbeiten. Da OSC u.a. auf die Food-Branche spezialisiert ist, hatte das Unternehmen genau das richtige Verständnis für unsere Produktionsabläufe und dafür, dass wir als Mittelständler die neue Lösung mit gleicher Mannschaft bewältigen wollten. Sie boten uns auch an, frühzeitig einen aussagefähigen SAP-Prototypen für die ?neue logistische Kette? im Bereich Wareneingang, Lagerverwaltung, Zerlegung, Herstellung, Verpackung, Versand und Transport zu entwickeln«, erläutert Kristin Schwarz

Hinein ins kalte Kühlhaus
Nachdem sich der Prototyp im Praxistest bewiesen hatte, mussten für die komplette Bestandsverwaltung zunächst alle vorhandenen Daten, d.h. Artikel- und Chargennummern sämtlicher Roh- und Verpackungsmaterialien aus den bestehenden Excel-Tabellen übernommen werden. Für jeden Artikel wurden neue Etiketten gedruckt und im Lager auf das Material bzw. die Gebinde aufgeklebt. »Dieser Arbeitsschritt war aufwändig. Drei Thermotransferdrucker waren sieben Stunden ununterbrochen im Einsatz und sechs Mitarbeiter klebten den ganzen Tag die Labels auf. Das alles musste natürlich während der laufenden Produktion passieren«, erklärt Loitz.

Die Bestandsverwaltung wurde für alle Rohstoffe, Zwischen- und Fertigprodukte zum 2. Oktober 2003 in Betrieb genommen, so dass ab diesem Zeitpunkt alle Bestände in den kaufmännischen Basismodulen FI und SD weiter bearbeitet werden konnten. Darüber hinaus wurde mit Hilfe der OSC-Berater zu diesem Zeitpunkt die Produktion mit der SAP-Rezepturverwaltung und einer SAP-Auftragsabwicklung für Zerlege-, Herstellungs-, Gewürzverwiegungs- und Verpackungsprozesse eingeführt.

Aufs Gramm genau: Chargenrückverfolgung
Die EU Verordnung 178/2002 über die Chargenrückverfolgung schreibt vor, dass der Werdegang eines Produktes lückenlos nachverfolgbar sein muss. Welche Systeme das Unternehmen dafür nutzt, ist unerheblich. Bei der Unternehmensgröße von Schwarz Cranz und den täglichen Durchsatzmengen lag es aus Gründen der Kosten- und Zeitersparnis allerdings nahe, auch die Chargenrückverfolgung und die Dokumentation der diesbezüglichen Chargenketten in SAP zu bewältigen. Darüber hinaus können im SAP-Standard notwendige Chargenberichte und Verwendungsnachweise entsprechend den Richtlinien nach HACCP und GMP generiert werden.

Parallel zum Projekt »Abbildung der betrieblichen Logistik unter MM/PP« wurde daher auch das SAP-Projekt zur Chargenaktivierung durchgeführt. Es sollte dabei zunächst die Fertigprodukte auf der Verkaufsseite umfassen, d.h. die Rückverfolgung, wann welches Produkt produziert und verpackt und wohin ist es mit welchem Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) geliefert wurde.

Die Chargenverwaltung in SAP ist Bestandteil des Moduls MM und unterstützt alle logistischen Kette in der prozessverarbeitenden Industrie: Bei der Anlieferung erhält jeder Artikel ein Chargenkennzeichen. Sobald zum Beispiel Fleisch für die schon genannten Wiener Würstchen in die Zerlegung kommt, wird es in den Hauptbestandteil und Nebenprodukte aufgeteilt, wobei jedes Material wiederum eine neue Nummer erhält. Loitz erklärt die einfache Handhabung der Chargenaktivierung über die Waagensoftware »Easyscale«, die von allen Mitarbeitern schnell und einfach zu bedienen ist: »Nach der Zerlegung legt der Mitarbeiter das Material auf die Waage und wird über ein robustes Touchscreen-Terminal per Menü zum gewünschten Produktionsauftrag geführt.

Die Produktionsaufträge und die Stammdaten zu dem Artikel sind bereits im SAP vorhanden, werden aus dem System ausgelesen und mit den ermittelten Daten wie Gewicht und Zerlegedatum zusammen auf ein Etikett gedruckt, das dann auf die Palette geklebt wird. Zeitgleich wird der Wareneingang im SAP gebucht.«

Das zerlegte Produkt geht dann mit einem neuen Produktionsauftrag zur weiteren Verarbeitung. Dort wird das Fleisch zusammen mit Gewürzen und weiteren Zutaten, die ebenfalls eindeutige Artikelnummern tragen, zum fertigen Wiener Würstchen. Jeder Produktionsschritt bezieht sich immer auf die Chargennummern des vorherigen Schrittes, so dass am Ende das verkaufsfertig verpackte Wiener Würstchen in einer Palette für einen bestimmten Kunden mit einer »letzten« Chargennummer steht. Anhand der festen Artikelnummer und wechselnder Charge ist damit die komplette Produktionskette jederzeit lückenlos nachzuvollziehen und zwar vom Rohstofflieferanten über den Hersteller bis hin zum Kunden.

Die Palette wird im Lager kommissioniert, d.h. zu einer Gesamtbestellung mit mehreren Produkten für die Lieferung an den Kunden zusammengestellt. Der Lieferschein enthält alle Informationen für den Kunden. Parallel zum Lieferschein wird die Rechnungsstellung im SAP initiiert, an die Finanzbuchhaltung weiter geleitet und abgewickelt.

Die Chargenaktivierung für die verkaufsfertigen Produkte wurde zum Oktober 2003, für das angelieferte Frischfleisch Mitte August 2004 fertig gestellt, so dass nun über alle Artikel die Chargenrückverfolgung jederzeit über das SAP-Chargencockpit möglich ist.

Kostenrechnung, Kalkulation und Effizienz
Neben der Chargenrückverfolgung hat die komplette Abbildung der Produktionsprozesse in SAP noch weitere wirtschaftliche Vorteile für die Kalkulation und Kostenrechnung. »Als Voraussetzung dafür mussten wir zunächst alle Personal- und Maschinenzeiten für jeden Vorgang in der Produktion genau erfassen und in Arbeitsplänen und Planungsrezepten zusammenstellen. Jetzt kann das Material plangemäß zur Verfügung gestellt und auch für zukünftige Aufträge besser kalkuliert werden. Alle diese Daten erscheinen auch in der Kostenrechnung, so dass genau sichtbar wird, wie viel Kosten für ein Produkt entstehen« erläutert Loitz.

»Für die Zukunft planen wir, alle Geschäftsprozesse regelmäßig auf ihre Effizienz zu überprüfen. Dazu gehört zum Beispiel Betriebsdatenerfassung und -auswertung für die Maschinenauslastung in der Produktion und Verpackung sowie die Einkaufsoptimierung, die ebenfalls auf der Basis von SAP und mit der Unterstützung von Steeb und ihrem Partner OSC durchgeführt werden sollen,« sagt Kristin Schwarz abschließend.