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BRÖKELMANN + Co

Die BRÖKELMANN + Co KG setzt SAP ERP mit den Modulen FI, AA, CO, MM, PP, PP-PI, SD, VIS, und QM ein. Mit der Einführung wurden verschiedene Eigenentwicklungen abgelöst. Derzeit arbeiten ca. 40 Anwender mit dem System.
  • BRANCHE

    Nahrungsmittel
  • THEMA

    Intelligentes ERP

Kundennutzen

  • Medienbruchfreie Geschäftsprozessabwicklung von der Auftragsannahme bis zur Rechnungsabwicklung.
  • Abbildung der komplexen Lieferketten
  • Genaues Ergebnis, was wohin verkauft wurde
  • Deutliche Steigerung des Informationsflusses

BRÖKELMANN + Co - Das Unternehmen

Brökelmann ist einer der führenden Hersteller von Speiseölen unter dem geschützten Namen "Brölio". Die Brölio-Speiseöle und -fette umfassen: Rapsöl, Sonnenblumenöl, Distelöl, Frittieröl, Mediterrano, Sojaöl, Walnussöl und Maiskeimöl. Beliefert werden der Gastro-Bereich, Feinkosthersteller sowie der einzelne Küchengourmet.

Das SAP-Projekt

In Anbetracht der aktuellen Marktsituation nachwachsender Rohstoffe, in der die Verfügbarkeit von Ölen für den Lebensmittelgebrauch immer enger wird, wird es auch für Brökelmann zu einer zunehmenden Herausforderung, seine Marktpräsenz zu behaupten: »Der Einkäufermarkt ist sehr eng, Saat und Öl sind teurer geworden. Wir setzen daher auf optimale Kundenbeziehungen durch zuverlässige und vor allem schnelle Lieferung und medienbruchfreie Geschäftsprozessabwicklung von der Auftragsannahme bis zur Rechnungsabwicklung. Und das können wir nur auf der Basis einer modernen ERP-Software erreichen«, erklärt Michael Simon, Leiter EDV/IT-Organisation bei Brökelmann.

Brökelmann gehört in Sachen ERP zu den Pionieren: Bereits in den 70er Jahren entwickelte das Unternehmen ein proprietäres System, das seitdem immer wieder modernisiert und an neue Anforderungen angepasst wurde. Irgendwann war der Punkt erreicht, an dem Brökelmann zu dem Entschluss kam, dass eine Standardlösung sinnvoller und vor allem kostengünstiger ist. Insbesondere die in der Lebensmittelbranche so wichtige Chargenrückverfolgung sollte durchgängig in einem System möglich sein. Dazu gehört es auch, Belege in der Fertigung und an den Warenausgabestellen scannen zu können und diese revisionssicher zu archivieren. Zunehmend wichtig für die optimale Geschäftsprozesssteuerung war Brökelmann auch, intern zeitnah über alle Abläufe informiert zu sein, ob zum Beispiel Lieferungen bereits zum Kunden unterwegs sind oder welche Chargen als Retouren zurückgenommen werden müssen. Hierüber stets aktuell informiert zu sein und darüber Auskunft erteilen zu können, vertieft die Geschäftsbeziehung zum Kunden. All diese Anforderungen wären mit der Eigenlösung nicht realisierbar gewesen.

Auf der Suche nach einem leistungsfähigen Standardsystem verglich Brökelmann die bekanntesten Lösungen und kam zu dem Schluss, dass SAP ERP grundsätzlich die am besten zu den eigenen Anforderungen passende Lösung im Markt darstellt. Für die Auswahl des Systemhauses, das Brökelmann bei der Einführung der neuen Software unterstützen sollte, wurde eine Ausschreibung unter mehreren SAP-Dienstleistern durchgeführt. »Wir entschieden uns schließlich, die Steeb Anwendungssysteme mit der Einführung der kaufmännisch-betriebswirtschaftlichen Module zu betrauen, weil uns Steeb aufgrund der langjährigen Erfahrung im Nahrungsmittelumfeld ein branchenspezifisch zugeschnittenes System anbieten konnte«, erläutert Simon.

Steeb Fix ERP: Schnelle Einführung dank Vorkonfiguration
Brökelmann entschied sich für Steeb Fix ERP, eine auf SAP ERP basierende Unternehmenssoftware, die für den Mittelstand vorkonfiguriert ist und mit Hilfe eines methodischen Beratungsansatzes kundenindividuell zugeschnitten wird. Die Lösung umfasst die Standardprozesse eines mittelständischen Unternehmens in Finanzwesen und Controlling, Lager- und Fertigungssteuerung, Ein- und Verkauf. Zusätzlich zu den Kernmodulen sollten auch das Vertriebsinformationssystem (VIS), Materialmanagement (MM), Qualitätsmanagement (QM) und Produktionsplanung und Information (PP-PI) aus SAP ERP eingeführt werden.

Darüber hinaus wurde IBM beauftragt, die für das Projekt notwendige Serverhardware sowie die gesamte Verpackungs- und Versandlogistik zu implementieren. Komplettiert wurde das Dienstleisterteam durch die OSC GmbH, welche für die Schnittstellenprogrammierung sowie die Einführung der Vertriebskomponente verantwortlich zeichnete. Das Projekt, an dem die Teams der IT-Dienstleister und des Kunden im Kern mit jeweils zwei bis drei Mitarbeitern unter der Projektkoordination von IBM zusammenarbeiteten, startete im August 2006. Da alle Geschäftsprozesse aus dem bestehenden System bekannt waren, wurde zunächst analysiert, wo es sinnvoll war, den Standard einzusetzen und wo eine Anpassung von vorneherein erforderlich war. Soweit möglich, sollten auch Abläufe an den Standard angepasst werden. Die Anpassungen im SAP-System sowie die Neuprogrammierungen fanden zunächst bei den IT-Dienstleistern statt, anschließend wurden sie beim Kunden implementiert.

Bei Brökelmann wird im Zwei- bis Drei-Schichtenbetrieb gearbeitet, daher beschaffte das Unternehmen für die SAP-Lösung, welche hochverfügbar rund um die Uhr funktionieren muss, neue IBM Server Open Power 720 und Open Power 720 (VIO) auf Linux-Basis.

Spezialfälle Kontrakte, Lieferketten und Chargenrückverfolgung
Die speziellen Kundenanforderungen sind bei dem Lebensmittelhersteller einerseits die für die Branche typischen Kontrakte, also befristete Lieferverträge, und andererseits teilweise sehr komplexe Lieferketten, letztere vor allem im Bereich Schrot für die Futtermittelindustrie. Hier kann es zum Beispiel passieren, dass ein Vertrag mit einem Kunden A über fünf Monate und 20 Tonnen geschlossen wird, dieser aber fünf Tonnen an seinen Kunden B und drei Tonnen an C verkauft. Die Liefermenge für B wird auch von B abgeholt, für C wird sie von Brökelmann an dessen Lieferkette geliefert, in Rechnung gestellt wird sie aber komplett der Firma A. »Man muss genau wissen, welche Lieferung an welche Position in der Kette gehört. Wichtig sind in diesem Zusammenhang exakte statistische Auswertungen und kaufmännische Abschlüsse, um zeitnah aussagekräftige Reports erstellen zu können«, erläutert Simon.

Speziell für die Abwicklung des Schrot-Geschäfts war von vorneherein klar, dass es nicht über den SAP-Standard abzubilden war. Stattdessen musste das Consulting-Team das System auf der Basis sogenannter Z-Transaktionen individuell anpassen und durch Add-ons ergänzen. Für die Programmierung der Waagentransaktionen, die zu den Aufgaben von IBM gehörte, definierten die Spezialisten die zu wiegenden Produkte - wie beispielsweise lose Saat, Rohöl oder Raffinat. Somit können diese Informationen von SAP in der Buchhaltung oder Logistik direkt weiter verarbeitet werden.

Eine Besonderheit in der Ölmühle stellt auch die Chargenrückverfolgung dar: Durch die Lagerung in den Tanks, die nie vollständig leer, sondern regelmäßig nachgefüllt werden, entstehen Misch-Chargen, die aus Qualitätssicherungsgründen immer einwandfrei nachvollziehbar sein müssen. Dafür werden von jeder einzelnen Öllieferung Rückstellmuster abgefüllt, im Labor auf ihre Qualität überprüft und für den Kunden frei gegeben. Am Produktionsausgang erhalten die Flaschen, Kartons und Paletten ihre Etiketten mit den NVE-Codes (Nummer der Versandeinheit), die am Warenausgang eingescannt werden. Alle diese Vorgänge werden medienbruchfrei von SAP abgebildet und gesteuert, so dass jederzeit nachvollziehbar ist, aus welchem Tank ein bestimmtes Öl stammt.

Going Live erfolgreich
Aufgrund der aufwändigen kundenspezifischen Anpassungen, Tests und Nachjustierungen dauerte das Projekt gut ein Jahr, bis es Ende September 2007 in den Endspurt zur Produktivschaltung ging. Die Hauptnutzer von Brökelmann erhielten Schulungen bereits während der Einführungsphase und gaben anschließend ihr Know-how an ihre Kollegen weiter. »Wie bei jedem umfangreichen IT-Projekt gab es auch bei uns einige Hürden, die aber gut genommen wurden. So stellte sich heraus, dass wir für unsere komplexen Lieferketten eine spezielle und flexible Matrix mit allen Kontraktbeständen benötigten, die uns am Ende auf einen Blick das Ergebnis liefert, was wohin verkauft wurde. Die Zusammenarbeit mit allen Partnern lief gut. Wir haben viel über SAP gelernt - und auch die IT-Dienstleister mussten erst die Abläufe bei Brökelmann kennenlernen. Da gibt es schon manchmal Reibungspunkte, die aber immer geglättet werden konnten«, erläutert Simon.

Am 1. Oktober 2007 erfolgte das mit Spannung erwartete Going Live. Alle 137 LKWs und Schiffsladungen konnten ordnungsgemäß abgefertigt werden. Nach einem knappen halben Jahr Nutzung, in denen die Mitarbeiter bereits die nötige Routine entwickelt haben, ist festzustellen, dass sich der Informationsfluss deutlich gesteigert hat und genauere Reports und Auswertungen die Arbeit sowohl im kaufmännischen als auch produktionstechnischen Bereich erleichtern. Weitere Projekte sind daher schon geplant: So sollen weitere EDI-Verbindungen zu Lieferanten und Kunden geschaffen werden, um damit die Geschäftsbeziehungen entlang der Prozesskette weiter zu vertiefen und zu beschleunigen.