Gelangens-Bestätigung

Einfaches und automatisiertes Erzeugen und Überwachen von Gelangensbestätigungen

Ihre Anforderungen

Ihr Ziel ist es, den Herausforderungen der Änderung zur Nachweispflicht von steuerbefreiten Lieferungen innerhalb der europäischen Gemeinschaft in einer möglichst effizienten Form zu begegnen. Sie legen großen Wert auf Transparenz und nachvollziehbare Prozesse. Es ist Ihnen wichtig, dass die für die Erzeugung und Verwaltung der Gelangensbestätigungen notwendigen Funktionalitäten innerhalb ihres bestehenden SAP-Systems vorhanden sind. Sie setzen voraus, dass die Funktionalitäten zur Gelangensbestätigung ohne Modifikationen in das SAP-System integriert sind.

Unsere Lösung im Detail

Das Cockpit bildet das zentrale Element zu Erzeugung und Verwaltung der Gelangensbestätigungen. Durch gezieltes Customizing wird der Arbeitsvorrat, auf Basis von Lieferungen auf das tatsächlich zu bearbeitende Maß reduziert.

Mit Hilfe der Statusanzeige zu jedem Eintrag im Cockpit zur Gelangensbestätigung wird sichergestellt, dass der Anwender sofort einen Überblick über den Bearbeitungsstand erhält. Weiterhin ist es möglich, Gelangensbestätigungen auf Grundlage von Ausgangsrechnungen zu erzeugen, um damit Streckengeschäfte abzubilden. Auch dieser Arbeitsvorrat ist analog der Lieferungen innerhalb der Lösung einstellbar. Die Gelangensbestätigungen können als Einzel- oder Sammel-Gelangensbestätigungen erzeugt werden. Insbesondere die Nutzung von Sammel-Gelangensbestätigungen führt zu einer erhöhten Akzeptanz bei den Kunden. Der auf den Formularen vorhandene Barcode erleichtert die weitere Bearbeitung. Neben der Möglichkeit, die Gelangensbestätigungen gezielt aus dem Gelangens-Cockpit zu erstellen, ist eine automatisierte Erstellung, z.B. im Rahmen eines wöchentlichen oder monatlichen Batchlaufes möglich. Dadurch reduziert sich der manuelle Arbeitsanteil. Die Formulare werden als einfaches pdf-Formular oder als Adobe Interactive Form erzeugt und sind in deutscher und englischer Sprache vorhanden. Die Gelangensbestätigungen können entweder als gedrucktes Formular oder als E-Mail versendet werden. Zudem können die elektronischen Dokumente zur Gelangensbestätigung in den Anlagen zum Vorgang abgelegt werden. Gerade die Funktionalität der Adobe Interactive Forms ermöglichen ein automatisiertes Verarbeiten von Rückläufern. Für die Nutzung von Adobe Interactive Forms fallen ggf. Lizenz-/ Wartungskosten an.

Die Gelangensbestätigung umfasst...

  • Auslieferung der Zusatzlösung per SAP-Transport
  • Aktivierung über das Switch Framework
  • Lösungs- und Anwendungsdokumentation

Bitte beachten Sie die für die Lösung erforderlichen Systemvoraussetzungen. Ihr Fachberater hilft Ihnen gerne dabei.

Für Adobe Forms gelten folgende Voraussetzungen:

  • ADS muss auf der Netweaver-Maschine installiert sein (Basis)
  • Livecycle Designer muss bei den Benutzern lokal auf dem Rechner installiert sein, die Adobe Forms designen wollen
  • Bei Interaktivität:
    - Option für Interaktivität muss auf dem ADS aktiviert sein (Basis)
    - Lizenzen müssen hierfür vorhanden bzw. geklärt sein (Vertrieb)
    - Empfang und Verarbeitung von interaktiven Formularen:
    --> Bei Emailverarbeitung: Emailadresse im SAP System muss vorhanden sein, an die die ausgefüllten Adobe Forms zurückgesendet werden können (Basis)
    --> Bei File-Pfad: Der Pfad muss aus SAP erreichbar sein
    --> Ggf. ist eine Anpassung des Mail-Filters und eine Firewall-Freischaltung notwendig

ADS und Livecycle-Designer können aus dem SAP Servicemarketplace heruntergeladen werden.

Hinweis:

Die gesetzlichen Vorgaben zu den Beleg- und Buchnachweispflichten bei der Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen (vgl. UStDV §17a) lassen einen gewissen Handlungsspielraum zu. Dieser Spielraum wird durchaus regional unterschiedlich ausgelegt. Wir empfehlen deshalb, das geplante Vorgehen zur Gelangensbestätigung mit den entsprechenden Ansprechpartnern (z.B. Wirtschaftsprüfer oder Steuerbehörde) bereits im Vorfeld abzustimmen.

Weitere Informationen




Factsheet Gelangensbestätigung




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